Weblogbericht | 06-08-2024 | Webredacteur Douane

Er zijn veel processen waarin het bedrijfsleven en de Douane samenwerken. Een groot deel daarvan valt onder het invoeren, uitvoeren of vervoeren van goederen. Voor allerlei processen maakt de Douane gebruik van ICT-applicaties. Eén daarvan is NCTS, de applicatie voor Douanevervoer. Door nieuwe Europese wetgeving is deze applicatie aan grote verandering toe. Peter van Olst is namens de Douane als implementatiemanager betrokken bij het project. Edward Bogaard, van het bedrijf Netcompany, is aan zijn kant verantwoordelijk voor de grote overstap. Netcompany is het bedrijf dat met softwarebedrijf IBM bouwt aan het nieuwe systeem. Samen met een klankbord- en stuurgroep zijn deze heren achter de schermen al ruim een jaar bezig met het project. 

Alle aansluitingen oversluiten

Want hoewel alle aansluitingen op één dag overgaan naar de nieuwe Douane Vervoer Applicatie NCTS fase 5 (DVA), is men al maanden intensief bezig om bedrijven en de Douane voor deze overgang klaar te stomen. Op 29 oktober is het dan zo ver. Dan zullen alle nieuwe aangiften en berichten rondom douanevervoer in DVA plaatsvinden. Het is vanaf die datum niet meer mogelijk om nieuwe aangiften in te voeren in het oude systeem. Aangiften die voor die tijd zijn gedaan, kunnen daar nog wel afgehandeld worden. Maar zodra de laatste ‘oude’ aangifte afgehandeld is, gaat het licht echt uit voor NCTS fase 4. 

Het bedrijfsleven betrekken

Dat klinkt definitief, maar Van Olst en Bogaard hebben er alle vertrouwen in. Van Olst : “We hebben vanaf het begin van dit project de samenwerking met het bedrijfsleven opgezocht. Door een klankbordgroep DVA op te richten, zijn koepelorganisaties uit het bedrijfsleven nauw betrokken in het hele proces. Het is voor ons als Douane - maar ook voor de ontwikkelaars - belangrijk om goed naar de bedrijven te luisteren. Wat zijn hun wensen en ideeën? Hoe maken we de nieuwe applicatie goed werkbaar voor ze? Zij zijn degene die hier in de praktijk veel mee te maken krijgen, dus is het van belang dat we samen kijken naar de beste oplossing.”

Door het bedrijfsleven zo goed mogelijk te betrekken bij het project, vertrouwen de medewerkers op een soepele overgang. Zo kunnen zij eventuele problemen ook op tijd signaleren en oplossen.  
 

Meer informatie aanleveren

De applicatie wordt gebruikt voor aangiften rondom al het goederenvervoer dat onder de Douane valt. Dit kan nationaal en internationaal zijn. Er zijn bedrijven die dagelijks meerdere van dit soort aangiften doen, maar ook bedrijven die dit incidenteel doen. Op grond van wetgeving van de Europese Unie (EU), verandert er het één en ander aan de manier waarop zij aangifte doen. Vanaf 29 oktober zullen zij NCTS fase 5 (DVA) gebruiken voor hun vervoersaangiften. De Douane heeft gekozen voor het systeem Ermis. Netcompany bouwt samen met IBM aan het systeem en zorgt voor een goede overgang. Maar wat verandert er nu allemaal? 

Volgens Bogaard is de verandering technisch gezien niet heel groot, maar zijn er wel gevolgen voor de bedrijfsvoering van ondernemingen. “De vernieuwde Europese wetgeving vraagt om meer informatie. In de nieuwe applicatie zijn extra lagen toegevoegd, waardoor de aangiftes gedetailleerder zijn. Ook hebben we aanpassingen voor Nederlandse wet- en regelgeving toegevoegd. Van bedrijven vraagt dit dat zij meer capaciteit vrijmaken om alle benodigde informatie telkens op tijd aan te leveren.”
 

Uitgebreide testmogelijkheid

Een goede voorbereiding is van groot belang bij projecten als dit. Daarom kunnen bedrijven de nieuwe applicatie al sinds 1 april testen. Van Olst: “We hebben een bedrijventestomgeving ingericht, precies zoals we er straks ook mee gaan werken. Bedrijven kunnen hier fictieve aangiften doen om hun berichten te testen en wegwijs te worden in het nieuwe systeem.”

“Van aangiften tot berichtenafhandeling, alles komt in de testomgeving terug”, zo vult Bogaard aan. “Als softwareleveranciers hier ontdekken dat hun product niet voldoet aan de specificaties, hebben zij nog ruim de tijd voor aanpassingen voor het systeem op 29 oktober live gaat.” 

Wie straks met dit systeem aan de slag moet en nog niet getest heeft, doet er slim aan om snel te starten in de testomgeving. “Dat zal echt bijdragen aan een soepele overgang ”, motiveert Van Olst. 
 

"We adviseren iedereen om gebruik te maken van de testomgeving, om de overgang zo makkelijk mogelijk te maken"

Succesvol in andere Europese landen

De applicatie die de Douane nu gebruikt, is aan vervanging toe door vernieuwde wetgeving van de EU. Dit betekent dus dat alle lidstaten voor dezelfde ICT-uitdaging staan. Sommige kiezen ervoor om zelf software te bouwen of hebben een andere applicatie gekozen. Maar liefst 11 andere lidstaten hebben ook voor Ermis gekozen. Netcompany is ook bij de implementaties in deze landen betrokken. Inmiddels draait de applicatie met succes in bijvoorbeeld Denemarken, Noorwegen en Zweden.

“Het is een voordeel dat deze landen ons zijn voorgegaan”, vertelt Bogaard. “Bij de overgangen daar zijn wat kleine complicaties en foutmeldingen aan het licht gekomen, die ook meteen zijn opgelost. Je zou kunnen zeggen dat de ‘kinderziekten’ er inmiddels wel uit zijn. Als we dat combineren met de testmogelijkheden die we aanbieden, geeft dat veel vertrouwen. Daarnaast hebben we in de ontwikkeling veel aandacht besteed aan ‘performance’. Dat wil zeggen: de manier waarop de applicatie presteert onder druk.” 

Dat laatste is van groot belang, omdat Nederland een belangrijk land is waar veel douaneverkeer plaatsvindt, zowel naar andere (Europese) landen als binnen de landsgrenzen zelf. Daarnaast is de applicatie gekoppeld aan een aantal andere applicaties, die ook te maken hebben met andere douaneprocessen. Om te kijken of al die koppelingen goed werken, is een zogenoemde ketenacceptatietest uitgevoerd. 
 

Vol vertrouwen naar de overgang

De medewerkers op de regiokantoren van de Douane krijgen een duidelijke uitleg van het systeem door middel van een video over DVA, een testomgeving en een interne opleidingsomgeving.  “Het is belangrijk om niet alleen het bedrijfsleven, maar ook de organisatie zelf klaar te stomen”, aldus Van Olst. Hij benadrukt dat alle voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. Op 29 oktober zit iedereen klaar om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.  Ook Bogaard is positief. “We hebben er lang aan gewerkt. De systemen zijn uitgebreid getest en het feit dat de applicatie al in 11 andere Europese landen succesvol draait, geeft ons ook veel vertrouwen.” 

Zo blijf je up-to-date

Op douane.nl is een aparte pagina ingericht met alle informatie rondom de overgang naar DVA. Hier vind je de laatste updates, een webinar en nog veel meer informatie. Op deze pagina wordt binnenkort ook een FAQ ingericht  waar bedrijven en hun softwareleveranciers de antwoorden op veel gestelde vragen vinden. Zijn er rond of na de livegang problemen, waarvan de antwoorden niet op deze plek staan, kan men contact opnemen met de gebruikelijke kanalen zoals de Nationale Helpdesk Douane  voor technische vragen en de Douane Telefoon voor overige vragen.