Els Moret blikt terug op ‘bewogen maar leerzaam’ ICT jaar

Weblogbericht | 10-02-2025 | Webredacteur Douane

Sinds de invoering van het Douane Wetboek van de Unie (DWU) in 2016 is de Douane volop aan het vernieuwen op het gebied van ICT. Het DWU eist uniforme ICT-systemen in de gehele Europese Unie (EU), die goed met elkaar kunnen communiceren en data kunnen uitwisselen. Ook moeten volgens het DWU douaneprocessen en -procedures sneller en eenvoudiger worden.

“Onze ICT was verouderd. Dus om aan die eisen te voldoen, zijn veel systemen op de schop gegaan”, vertelt Moret. “We hebben de afgelopen zeven jaar enorm hard gewerkt om die modernisering te realiseren. Nieuwe technologie geeft bovendien mogelijkheden om de douaneprocessen beter en op een eigentijdse manier te ondersteunen. Dat vraagt om nauwe samenwerking – zowel intern als met het bedrijfsleven.”

Opmars e-commerce

Ook de onstuimige groei van e-commerce (voornamelijk uit China) vroeg om vernieuwing van de douanesystemen. Niet alleen Nederlanders maar  alle EU-inwoners shoppen nu eenmaal steeds meer online. Waar vroeger een Nederlandse importeur een container met 1.000 producten uit Azië liet komen en daarvoor 1 keer douaneaangifte deed, bestellen nu 1.000 Europeanen 1 product uit Azië. Dat zorgt voor 1.000 individuele douaneaangiftes, die de Douane allemaal apart moet verwerken. Want 35 procent van alle goederen die in de EU worden ingevoerd, komt via Nederland binnen.

Moret: “In 2024 verwerkten we maar liefst 1,4 miljard aangifteregels. Dat zijn hoeveelheden die 10 jaar geleden door alle Europese douanediensten samen verwerkt werden. Dat onze systemen die volumes bijna altijd aankunnen, is niet vanzelfsprekend. Daar is hard aan gewerkt, en daar mogen we trots op zijn.”

Storing tijdens invoering DVA

En tegelijkertijd gaat het dus soms mis, zagen we afgelopen jaar. Verschillende grote storingen bij de Douane zorgden ervoor dat bedrijven dagen vertraging opliepen, zendingen geblokkeerd werden en chauffeurs langer moesten wachten bij de terminals. Met als dieptepunt de storing tijdens de invoering van de nieuwe Douane Vervoersapplicatie (DVA). Moret: “We balen enorm dat het daar zo kon misgaan. Deze storing had echter niets te maken met de livegang van de implementatie van onze Vervoersapplicatie maar zat elders. Hierdoor duurde de invoering van de DVA wel twee dagen langer dan gepland. Dat is natuurlijk erg vervelend, want daardoor waren veel bedrijven lang aangewezen op de papieren noodprocedure. Met de hoeveelheid aan aangiftes die ik eerder al noemde, is dat een lastig verhaal.”

ICT-overgang met een ‘big bang’

Veelgehoorde kritiek van bedrijven was de keuze van de Douane om met een ‘big bang’ over te stappen op de nieuwe DVA. Oftewel: in enkele dagen overgaan van het oude naar het nieuwe systeem. Terwijl de Douane andere systemen soms gefaseerd invoert, over meerdere jaren. Moret: “Wij hebben ons heel goed voorbereid op deze overgang. Om alles in goede banen te leiden hebben we ook extra maatregelen genomen. Zoals een grote ‘smoke-test’, waarin we fictieve aangiftes konden inschieten om te bekijken of alles goed werkt. Met zo’n test breng je eventuele knelpunten aan het licht. De smoke-test verliep echter goed. We hebben toen -in overleg met het bedrijfsleven- besloten om voor die ‘big bang’ te gaan. En de overgang zelf ging ook goed, totdat die storing elders dus roet in het eten gooide.”

Moret begrijpt dat het voor het bedrijfsleven niet uitmaakt waar de storing zit. “Men had er last van, punt. Maar het is wel relevant om een kijkje te nemen onder de motorkap, daar leer je het meeste van. En dan zie je dat heel veel mensen heel goed werk hebben geleverd. En dan bedoel ik ook al die bedrijven die hun software op tijd gereed moesten hebben. Ook daar is heel hard gewerkt.”

Maatregelen na storingen

Tijdens de storingen probeerde de Douane bedrijven zo goed mogelijk te ondersteunen en op de hoogte te houden van de ontwikkelingen. “Maar ook daar is kritisch op gereageerd”, vertelt Moret. “We kregen van bedrijven terug dat we niet goed bereikbaar waren. Dat hebben we naderhand uitgebreid geëvalueerd en  vervolgens hebben we een aantal maatregelen genomen. Zo is er een werkgroep opgericht die gaat onderzoeken hoe we dit in de toekomst beter kunnen aanpakken. Daarnaast willen we ook de noodprocedure digitaliseren. Daar loopt nu een pilot voor bij twee bedrijven. Mocht het in de toekomst toch nog eens misgaan, dan willen we de schade beperken met een degelijke digitale noodprocedure.”

Toch bieden digitalisering en digitale oplossingen niet altijd uitkomst, benadrukt Moret. “Het blijft altijd mensenwerk. En waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dat gebeurt overal. Maar van die fouten kan je leren, en dat doen we als Douane ook. Zo maken we onze organisatie elke dag weer een stukje beter.”

Eigen dataplatform

Ondanks alle uitdagingen was 2024 ook het jaar waarin de Douane haar eigen dataplatform lanceerde. Dat moet helpen een van de belangrijkste ambities waar te maken: datagedreven informatievoorziening. Moret: “Dit betekent dat de Douane nu in staat is om over haar eigen data te beschikken. Alle aangiftes krijgen hiermee een plekje in ons archief. Op basis van dit platform kunnen we gerichter risicoprofielen maken. Die stap is cruciaal voor het goed uitvoeren van onze taken. Het is een voorwaarde om de komende jaren weer nieuwe stappen met elkaar te kunnen zetten.”

“De complexiteit van ons ICT-landschap moet de komende jaren nog verder afnemen. Dat reduceert de kans op fouten en verstoringen.”

Het komende jaar

De Douane zet ook het komende jaar volop in op data en digitalisering. Niet voor niks is een van drie strategische pijlers het realiseren van de digitale transformatie. Moret kijkt vol goede moed vooruit. “Wat straks gaat helpen is dat we steeds meer systemen hebben gemoderniseerd, waardoor ze ook steeds makkelijker met elkaar gaan communiceren.”

“De complexiteit van ons ICT-landschap moet de komende jaren nog verder afnemen. Dat reduceert de kans op fouten en verstoringen. Ik zie bij de Douane en onze medewerkers de drive om die belangrijke stap te maken de komende jaren. Maar dat gaat niet vanzelf. Daar is geld, kennis en ambitie voor nodig. En zeker ook geduld van bedrijven.”